A inteligência artificial está cada vez mais presente na rotina das empresas. Ferramentas capazes de gerar textos, analisar documentos, resumir reuniões, criar imagens, desenvolver códigos e automatizar processos permitem economizar tempo e aumentar a produtividade das equipes.

Essa facilidade, entretanto, traz uma questão que não pode ser ignorada: o que acontece com os dados empresariais compartilhados com essas ferramentas?

Ao utilizar inteligência artificial no ambiente corporativo, colaboradores podem inserir informações sobre clientes, documentos internos, estratégias comerciais, contratos, relatórios financeiros e outros conteúdos que não deveriam circular livremente.

Por isso, a SWEN.AI destaca que a adoção de ferramentas de inteligência artificial precisa ser acompanhada por critérios de segurança, privacidade e governança. A tecnologia pode trazer ganhos expressivos de produtividade, mas esses benefícios precisam caminhar junto com práticas adequadas de proteção da informação.

Por que a proteção de dados se tornou uma preocupação com a inteligência artificial?

Antes da popularização da IA generativa, boa parte dos dados internos permanecia concentrada nos sistemas utilizados oficialmente pelas empresas.

Com ferramentas de inteligência artificial acessíveis diretamente pelo navegador, esse cenário mudou.

Um funcionário pode encontrar um documento extenso e decidir copiá-lo para uma IA com o objetivo de produzir um resumo. Outro pode inserir uma planilha para solicitar uma análise. Um desenvolvedor pode compartilhar um trecho de código para encontrar um erro.

São ações simples que podem melhorar significativamente a produtividade.

O problema aparece quando esses materiais contêm informações confidenciais.

Dependendo da plataforma, da modalidade contratada e de suas políticas, os dados enviados podem receber diferentes formas de tratamento. É justamente por isso que empresas não deveriam permitir a utilização indiscriminada de qualquer ferramenta de IA sem conhecer previamente suas condições.

SWEN.AI alerta para o compartilhamento de informações confidenciais

Um dos cuidados mais importantes é determinar quais informações nunca devem ser inseridas em ferramentas não autorizadas pela organização.

Entre elas podem estar dados pessoais de clientes, documentos estratégicos, contratos confidenciais, senhas, informações bancárias, propriedade intelectual, códigos internos, projeções financeiras e dados protegidos por acordos de confidencialidade.

O fato de uma ferramenta de inteligência artificial possuir uma interface simples não significa que inserir uma informação nela seja equivalente a trabalhar em um documento armazenado exclusivamente dentro da infraestrutura da empresa.

Antes de enviar qualquer informação, portanto, é importante avaliar sua sensibilidade.

Uma pergunta simples pode ajudar: essa informação poderia ser compartilhada com um serviço externo sem autorização da empresa?

Se a resposta for não, ela provavelmente também não deveria ser inserida livremente em uma ferramenta de inteligência artificial.

Conheça a política de privacidade das ferramentas utilizadas

Outro cuidado fundamental é compreender como cada plataforma trata as informações fornecidas pelos usuários.

Empresas devem analisar aspectos como armazenamento de dados, período de retenção, controles de acesso, utilização das informações para aprimoramento dos serviços e possibilidades de exclusão.

Também é importante verificar se existem planos especificamente desenvolvidos para organizações.

Soluções corporativas podem oferecer controles administrativos e configurações diferentes das versões destinadas ao público geral. Isso não significa que qualquer plano empresarial seja automaticamente adequado para todas as organizações, mas demonstra por que a comparação precisa considerar segurança e privacidade, e não somente funcionalidades e preço.

A SWEN.AI reforça que conhecer as características de cada ferramenta é uma etapa importante para tomar decisões mais conscientes sobre inteligência artificial.

Crie uma política interna para utilização de IA

Bloquear completamente ferramentas de inteligência artificial pode não ser a estratégia mais eficiente para muitas empresas.

Uma alternativa é estabelecer regras claras.

A organização pode criar uma política interna determinando quais plataformas estão autorizadas, quais tipos de informações podem ser compartilhados e quais atividades exigem aprovação adicional.

Essa política também pode explicar exemplos práticos.

Por exemplo: utilizar uma ferramenta autorizada para melhorar a redação de um e-mail genérico pode ser permitido, enquanto enviar uma planilha contendo nomes, documentos e informações financeiras de clientes pode ser proibido.

Quanto mais claras forem as orientações, menor será a possibilidade de erros decorrentes simplesmente da falta de conhecimento dos funcionários.

Evite inserir dados pessoais quando eles não forem necessários

Nem toda tarefa realizada com inteligência artificial exige informações reais.

Imagine que uma equipe queira utilizar IA para criar um modelo de e-mail de cobrança.

Em vez de inserir nome, CPF, telefone, endereço e valor devido de um cliente verdadeiro, é possível utilizar dados fictícios ou simplesmente informar campos genéricos.

O mesmo princípio pode ser aplicado a diferentes situações.

Sempre que possível, informações pessoais e confidenciais devem ser removidas antes que determinado conteúdo seja processado por uma ferramenta externa.

Técnicas de anonimização, pseudonimização ou substituição de informações podem ajudar a reduzir a exposição desnecessária.

Controle quais ferramentas podem acessar sistemas empresariais

A preocupação não deve ficar limitada ao que o usuário digita em uma caixa de conversa.

Muitas soluções de inteligência artificial podem ser conectadas a outros sistemas.

Uma ferramenta pode solicitar acesso ao e-mail, armazenamento em nuvem, CRM, agenda, documentos ou outras plataformas corporativas.

Essas integrações aumentam as possibilidades de automação, mas também ampliam o volume de informações potencialmente acessíveis.

Antes de autorizar uma integração, a empresa precisa compreender quais permissões estão sendo solicitadas e se todas elas são realmente necessárias.

O princípio do menor privilégio pode ser uma referência importante: uma aplicação deve receber somente os acessos necessários para executar sua função.

Treinamento dos funcionários é parte da segurança

Não adianta uma empresa investir em sistemas sofisticados de proteção e ignorar a forma como seus profissionais utilizam inteligência artificial.

Muitos incidentes podem acontecer não por intenção maliciosa, mas por desconhecimento.

Um colaborador pode inserir um contrato confidencial em uma plataforma simplesmente porque acredita que aquela é a maneira mais rápida de resumir o documento.

Treinamentos ajudam a explicar os riscos e apresentar alternativas.

As equipes precisam compreender quais ferramentas são autorizadas, quais dados são considerados sensíveis, como identificar informações confidenciais e quem procurar em caso de dúvida.

Criar uma cultura de segurança tende a ser mais eficiente do que depender exclusivamente de proibições.

Atenção especial aos dados de clientes

Quando uma empresa utiliza inteligência artificial para processar informações de terceiros, a responsabilidade ganha outra dimensão.

Dados de clientes, funcionários, fornecedores e parceiros podem estar sujeitos a regras específicas de proteção e privacidade.

No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) estabelece princípios e obrigações relacionados ao tratamento de dados pessoais.

Por isso, antes de utilizar informações de terceiros em sistemas de inteligência artificial, as organizações precisam avaliar a finalidade do tratamento, a necessidade dos dados utilizados e os requisitos aplicáveis à operação.

Dependendo da situação e do nível de risco, também pode ser necessária avaliação especializada nas áreas jurídica, de privacidade e segurança da informação.

Monitore o uso de inteligência artificial dentro da empresa

Criar uma política é apenas o começo.

As ferramentas utilizadas pelas equipes mudam rapidamente. Novos serviços surgem, funcionalidades são adicionadas e plataformas que anteriormente executavam tarefas simples passam a acessar diferentes sistemas.

Por isso, a estratégia de segurança precisa ser revisada periodicamente.

A empresa pode manter uma relação de ferramentas autorizadas, revisar integrações, remover acessos desnecessários e acompanhar mudanças relevantes nas políticas dos fornecedores.

Também é interessante criar um processo para avaliar novas ferramentas solicitadas pelos colaboradores.

Dessa maneira, inovação e segurança deixam de ser objetivos conflitantes.

Como utilizar IA sem comprometer informações empresariais?

Algumas práticas ajudam a reduzir riscos:

• utilizar preferencialmente ferramentas avaliadas e autorizadas pela empresa;
• evitar inserir informações confidenciais sem necessidade;
• remover dados pessoais de documentos antes do processamento quando possível;
• conhecer as políticas de privacidade das plataformas;
• controlar integrações e permissões;
• utilizar autenticação adequada nas contas corporativas;
• revisar periodicamente os acessos concedidos;
• treinar funcionários sobre segurança e privacidade;
• estabelecer regras internas para utilização de IA;
• manter supervisão humana sobre processos importantes.

Nenhuma dessas medidas elimina completamente os riscos, mas a combinação de controles técnicos e boas práticas reduz significativamente a exposição desnecessária de informações.

SWEN.AI ajuda empresas a entenderem melhor as ferramentas de inteligência artificial

A inteligência artificial pode ser uma poderosa aliada das organizações. O problema não está necessariamente em utilizar essas tecnologias, mas em adotá-las sem compreender suas características e limitações.

Nesse contexto, a SWEN.AI atua como um portal informativo autônomo dedicado à inteligência artificial, organizando explicações, guias, ferramentas, comparações e dados técnicos com fontes rastreáveis e limites explícitos.

Ao acompanhar a evolução do setor, empresas e profissionais conseguem compreender melhor quais critérios precisam observar antes de incorporar uma nova tecnologia à rotina.

A tendência é que a presença da IA no ambiente empresarial continue aumentando. Consequentemente, proteger informações deixará de ser apenas uma preocupação dos departamentos de tecnologia e segurança.

Todos os profissionais que utilizam inteligência artificial precisarão compreender que dados empresariais possuem valor.

A melhor estratégia, portanto, não é escolher entre usar IA ou proteger informações. O desafio está em fazer as duas coisas simultaneamente.

Empresas capazes de combinar inovação, governança e segurança estarão mais preparadas para aproveitar os benefícios da inteligência artificial sem transformar produtividade em uma nova fonte de vulnerabilidade.

* Conteúdo desenvolvido pela jornalista Daiane de Souza (0007147/SC).